Wczoraj, tj. 24 października 2017 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Rząd zamierza skrócić czas przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz wprowadzić elektroniczną formę przechowywania takiej dokumentacji. Opisane zmiany miałyby wejść w życie z początkiem 2019 r. Najistotniejsze zmiany obejmą dokumentację osobową i płacową pracowników oraz zleceniobiorców. Pracodawca będzie miał bowiem obowiązek przechowywać ją nie przez 50, ale jedynie 10 lat. Tak znaczące skrócenie tego okresu będzie możliwe dzięki temu, że dane dotyczące pracowników i zleceniobiorców na bieżąco, w imiennych raportach miesięcznych będą przekazywane do ZUS, a następnie zapisywane na koncie ubezpieczonego. Takie rozwiązanie ma wpływać pozytywnie przede wszystkim na bezpieczeństwo pracownika, który zostanie zwolniony z konieczności wykazywania przed ZUS, że jego dane zostały poprawnie zapisane. Skrócenie okresu przechowywania informacji o pracownikach dotyczyć będzie tych osób, które nawiązały stosunek pracy po 1998 r., ale przed dniem 1 stycznia 2019 r. Warto podkreślić, że długie przechowywanie dokumentacji o pracownikach kosztuje pracodawców ok. 130 mln zł rocznie. Ponadto, również w innych krajach europejskich obowiązuje okres przechowywania informacji zbliżony, a nawet krótszy do postulowanego przez Rząd, w tym np. w Danii wynosi on 5 lat, a w Niemczech 6-10 lat (do celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych). Kolejnym ważnym rozwiązaniem będzie możliwość prowadzenia, a także przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej, co ma przyczynić się do poprawienia jakości dokumentacji i oraz zaoszczędzić czas potrzebny na znalezienie pożądanych dokumentów. Co ważne, dokumentacja elektroniczna ma być odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do jej usunięcia czy nielegalnego wykorzystania.